[S06E03]: Der nächste Schritt (#59)
Staffel 06

 
 
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Worum geht’s in dieser Folge?

Es geht heute vielleicht um die wichtigste Zutat im Personal Project Management überhaupt, um die „secret sauce”, wie die Amerikaner sagen. Es geht um den „nächsten Schritt.”
Wir werden uns ansehen:

  • warum der nächste Schritt für das Management unserer Personal Projects so wichtig ist,
  • wie man die nächsten Schritte seiner Personal Projects am besten festlegt und
  • welche Stolpersteine es dabei gibt.

Wenn ihr einen Moment lang an Menschen in eurem Umfeld denkt, so ihr sagt: „Wow, die haben ihre Personal Projects wirklich im Griff. Bei denen geht wahnsinnig viel weiter.” Wenn ihr also an solche Menschen denkt, dann haben die wahrscheinlich eines gemeinsam: Sehr produktive Menschen wissen immer und zu jeder Zeit, was ihre nächsten Schritte sind. Den nächsten Schritt eines Personal Projects zu kennen, ist DAS Produktivitätsgeheimnis schlechthin. Und ich möchte dir in dieser Podcast-Folge erklären, warum das so ist.

Warum ist der nächste Schritt so wichtig?

In der letzten Folge habe ich euch ja erzählt, wie ich selbst meine Personal Projects manage: Ich habe alle meine Personal Projects in einem Notizprogramm, das heißt Evernote. In Evernote habe ich für jedes einzelne meiner Personal Projects eine eigene Notiz für jedes Projekt angelegt. Und in diese Notiz schreibe ich dann alles hinein, was mit dem Personal Project zu tun hat.

Letzte Woche habe ich ja gesagt, dass das Allererste, was ich in eine neue Notiz für ein neues Personal Project reinschreibe, das „Warum” ist. Also dass ich mir überlege: Worum geht es in dem Projekt überhaupt? Und weiter: Worum geht es in dem Projekt für mich? Warum ist mir das wichtig? Was erwarte ich mir davon?

Okay, wenn ich also das Warum für mich klar festgelegt habe (das sind meistens so drei oder fünf oder auch mal zehn Sätze), dann mache ich Folgendes als nächstes:

Ich lege den nächsten Schritt fest. Ich schreibe mir also auf, welche EINE Handlung als nächstes zu erledigen ist. Und vielleicht noch die nächste und übernächste. Aber ich gehe nicht her und plane jedes Projekt vollständig durch. Also ich mache keine großartigen Projektpläne, sondern ich mache nur Folgendes: Ich schreibe auf, warum mir das Projekt wichtig ist, und dann schreibe ich auf, was als nächstes zu tun ist.

Warum ist das so wichtig für mich? Naja, ihr müsst euch folgendes vorstellen: Ich habe aktuell über 300 Personal Projects. Das klingt nach viel, ist es aber meiner Meinung nach gar nicht. Aber auch wenn du viel weniger hast, sagen wir 50 oder 100, dann kann es leicht passieren, dass man den Überblick über unsere Projekte verliert. Und, was noch erschwerend dazukommt: Es ist ja nicht so, dass wir unsere Projekte eines nach dem anderen abarbeiten. Es ist ja nicht so, dass wir uns ein Projekt hernehmen, daran so lange arbeiten, bis es abgeschlossen ist, und dann nehmen wir das nächste. In Wirklichkeit ist es ja so, dass wir an Dutzenden Projekten parallel arbeiten – mal eine Stunde an dem Projekt, mal eine Viertelstunde an jenem Projekt, mal fünf Minuten an einem anderen Projekt. 

Das heißt, unsere Projektarbeit ist ziemlich fragmentiert. Unsere Projektarbeit ist Stückwerk. Dagegen können wir kaum was unternehmen, so ist halt das Leben. Viele Dinge kommen gleichzeitig auf uns zu. Und genau auf diese stückweise Projektarbeit, darauf müssen wir uns einstellen – und dafür müssen wir unser Personal Project Management optimieren.

Und da kommt der nächste Schritt ins Spiel. Wenn ich für jedes einzelne meiner Personal Projects den nächsten Schritt festlege, dann weiß ich jederzeit genau, was als nächstes zu tun ist. Und damit kann ich dann auch an einen Projekt arbeiten, wenn ich nur eine Viertelstunde oder auch nur fünf Minuten Zeit habe. Weil ich nicht erst nachdenken muss, was als nächstes zu tun ist, sondern weil ich sofort los legen kann. Einfach den nächsten Schritt abarbeiten – und dann sofort wieder den nächsten nächsten Schritt festlegen. Und an dem dann entweder gleich arbeiten, oder eben dann, wenn ich wieder für dieses Projekt Zeit habe. 

Der riesen, riesen Vorteil davon, den nächsten Schritt jedes Personal Projects festgelegt zu haben, ist also, dass du sofort loslegen kannst, ohne erst nachdenken zu müssen, was eigentlich zu tun ist. Du musst dich in das Projekt nicht erst einarbeiten, sondern du kannst sofort konkrete Schritte setzen, die dich deinem gewünschten Ergebnis konkret näher bringen.

Aber damit das wirklich wie gewünscht funktioniert, gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Wie legt man diesen nächsten Schritt richtig fest – und wie nicht?

Die wichtigste Regel dabei ist folgende: Der nächste Schritt muss tatsächlich umsetzbar sein.

Was meine ich damit? Stell dir vor, du hast ein Personal Project „Einen neuen Anzug für die Hochzeit meines Bruders kaufen”. Jetzt passiert häufig folgender Fehler: Wenn du dich fragst: „Was ist der nächste Schritt in dem Projekt?“, dann ist man versucht zu sagen: „Naja, was schon: Einen neuen Anzug kaufen. Das ist ja eigentlich auch gar kein Projekt, weil da gibt es ja eh nur einen einzigen Schritt zu erledigen, nämlich den Anzug kaufen. Wenn das erledigt ist, ist auch das Projekt abgeschlossen.” Das könnte jemand so sagen.

Das Problem dabei: Der nächste Schritt „Einen neuen Anzug kaufen” ist so nicht umsetzbar. Was meine ich damit? Ich nehme mich als Bespiel: Bevor ich in ein Geschäft gehen kann und mir einen Anzug kaufen kann, gibt es noch viele Schritte vorher für mich zu erledigen. Also mein nächster Schritt wäre: Bei einem alten Anzug, der mir passt, schauen, welche Anzuggröße ich eigentlich habe. 

Der nächste Schritt „einen Anzug kaufen” ist also nicht umsetzbar, weil er zu groß ist. Das ist zu unspezifisch, zu wenig konkret. Das muss ich erst noch in viel kleinere Schritte runterbrechen. Sinnvolle und wirkungsvolle nächste Schritte sind sehr kleinteilig. Als Faustregel kannst du dir merken: Ein wirklich umsetzbarer nächster Schritt dauert nicht länger als fünf Minuten. Alles, was länger als fünf Minuten dauert, da besteht der dringende Verdacht, dass dieser nächste Schritt nicht umsetzbar ist und sich in Wirklichkeit viele kleinere nächste Schritte darin verstecken.

Also lautet hier das Motto: Babysteps! Ganz kleine Schritte. Ganz konkret. Maximal fünf Minuten. Nur so geht wirklich was weiter in unseren Personal Projects.

Denn was passiert, wenn unsere nächsten Schritte zu groß sind? Dann sind wir überwältigt. Wir spüren das ganz intuitiv: Wenn bei einem Personal Project der nächste Schritt so groß ist, dass er, sagen wir, ca. 3 Stunden dauern würde… dann fangen wir häufig erst gar nicht damit an. Denn wann haben wir schon mal drei Stunden ununterbrochen Zeit, uns um ein einziges Personal Project zu kümmern?

Zu große nächste Schritte überwältigen uns. Unsere Personal Projects stecken häufig genau deswegen fest, weil der konkrete nächste Schritt zu groß und zu wenig umsetzbar ist. Und wenn das der Fall ist, dann tun wir lieber gar nichts – oder suchen uns ein Projekt, wo wir den nächsten Schritt besser bewältigen können. Und so passiert es, dass auch bei Projekten, die uns eigentlich sehr wichtig sind, wo auch das Warum für uns sehr klar und stark ist, dass auch bei diesen Projekten nichts weiter geht – und das fühlt sich nicht gut an.

Daher, wenn du eine Sache aus dieser Folge mitnehmen sollt, dann wäre es das:

Wenn wir die nächsten Schritte in unseren Projekten konkret schriftlich (das ist wichtig: schriftlich!) festhalten, und wenn wir darauf achten, dass jeder einzelne unserer nächsten Schritte auch tatsächlich umsetzbar ist – nicht vergessen: Faustregel: maximal fünf Minuten – dann – und nur dann – haben wir gute Chancen, bei unseren Personal Projects tatsächlich weiter zu kommen und Schritt für Schritt unser Leben in die Bahnen zu lenken, die wir gerne haben wollen. Wir können dann nämlich sofort an unseren Projekten weiterarbeiten, wenn wir auch nur ein paar Minuten Zeit haben, weil wir sofort wissen, was zu tun ist – ohne lange zu überlegen, ohne lange Einarbeitungsphase.

Und das ist meiner Meinung nach DAS große Geheimnis sehr produktiver Menschen – nicht mehr, aber auch nicht weniger.