[S06E04]: Natürliche Projektplanung (#60)
Staffel 06

 
 
00:00 / 00:14:27
 
1X
 

Worum geht’s in dieser Folge?

In den letzten beiden Folgen habe ich ja darüber gesprochen, warum es aus meiner Sicht so wichtig ist, zuerst das „Warum” eines Projektes festzulegen und in der Folge immer die ganz konkreten nächsten Schritte festzulegen.

Heute möchte ich das noch ein bisschen erweitern, und zwar um eine Projektplanungsmethode, mit der ich persönlich sehr gute Erfahrungen gemacht habe und die ich dir deshalb in dieser Folge vorstellen möchte: nämlich die so genannte „natürliche Planung”. 

Bevor wir uns aber anschauen, was natürliche Projektplanung ist und wie sie funktioniert, müssen wir zuerst mal eine ganz wichtige grundsätzliche Frage klären. Nämlich:

Wie viel Planung braucht dein Projekt überhaupt?

Aus meiner Erfahrung sage ich, dass der allergrößte Teil der Personal Projects – ich schätze irgendwas zwischen 70 und 90 Prozent, je nachdem, wie komplex dein Leben ist – also dass die allermeisten deiner Personal Projects keine aufwendige Projektplanung brauchen

Bei den allermeisten deiner Personal Projects wird das reichen, was ich in den letzten beiden Folgen dieser Staffel gesagt habe. Und zwar:

  1. Du musst wissen, worum es in dem Projekt für dich geht und eine zumindest ungefähre Vorstellung davon haben, was raus kommen soll. Und:
  2. Du musst konsequent den nächsten Schritt festlegen. Und zwar schriftlich, und außerdem so, dass er wirklich umsetzbar ist. Faustregel: In 5 Minuten zu erledigen.

Wenn dir also klar ist, worum es in dem Personal Project geht, was raus kommen soll und was als nächstes zu tun ist, dann reicht das meiner Meinung nach. Das langt dicke. Wenn du das hast, und zwar für alle deine Personal Projects, dann hast du mehr als 80% der Menschen da draußen. Und wie du wahrscheinlich aus eigener Erfahrung weißt: Das ist eh schon Herausforderung genug.

Aber dann gibt es hin und wieder doch ein Projekt, das ist anders. Wie gesagt, ich schätze, dass das so zwischen 10 und 30% deiner Projekte betreffen wird, die sind ziemlich komplex. Für die lohnt es sich, tatsächlich etwas mehr Zeit in die Projektplanung zu investieren, weil es sich am Ende auszahlen wird. Um genau diese Projekte geht es in dieser Podcastfolge. 

Wobei, da muss ich vorher noch etwas klar stellen, nämlich:

Wann schadet Planung mehr, als sie nützt?

Spannende Frage. Und da finde ich es ganz wichtig, dass wir uns Folgendes in Erinnerung rufen: Es gibt einen Unterschied zwischen Leistungsprojekten und Beziehungsprojekten. Diesen Unterschied habe ich in der dritten Folge der dritten Staffel schon mal erklärt. Wenn du diese Folge noch nicht gehört haben solltest, dann hör die bitte noch nach. Ich persönlich finde, dass das eine der besten Folgen war, die ich in diesem Podcast bisher gemacht habe und zu der ich auch viel positives Feedback bekommen habe.

Jedenfalls, kurz zusammengefasst: Was ist der Unterschied zwischen Leistungsprojekten und Beziehungsprojekten?

  • Leistungsprojekte (oder Ergebnisprojekte) sind jene Personal Projects, wo es darum geht, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Das heißt, es ist ein klar definierter Output, der durch das Projekt entstehen soll, und meistens ist auch der Zeitraum bekannt, in der das Ergebnis erreicht werden soll. Ein Beispiel wäre das Personal Project „Unsere Hochzeit planen”: Da gibt es ein konkretes Datum, wann die Hochzeit stattfinden wird, da haben die Brautleute bestimmte Vorstellungen, was an dem Tag geschehen soll, und dafür gibt es im Vorfeld verschiedenste Dinge vorzubereiten. Ein klassisches Leistungsprojekt.
  • Beziehungsprojekte funktionieren da ganz anders. Ein Beziehungsprojekt wäre zum Beispiel das Personal Project „Eine gute Ehe führen”. Das ist was vollkommen anderes, als eine Hochzeit zu planen. Warum? Weil beim Personal Project „Eine gute Ehe führen” es ganz schwer ist, konkrete To Dos zu definieren. Man weiß ja nicht mal, wie lang das Projekt überhaupt dauern wird. Und das, was wir im Laufe einer Ehe unter einer „guten Ehe” verstehen werden, wird sich auch laufend ändern. Also solche Beziehungsprojekte sind nur ganz schwer zu managen und zu planen.

Warum ist mir dieser Unterschied zwischen Leistungsprojekten und Beziehungsprojekten so wichtig? Naja, weil wir verdammt aufpassen müssen, wenn wir einem Projekt einen Projektplan überstülpen wollen. Kurz gesagt besteht folgender Zusammenhang:

  • Leistungsprojekte profitieren von Projektplänen. Je komplexer das Projekt und je aufwendiger die Leistung, desto wichtiger ist Projektplanung. Je aufwendiger die Hochzeit, desto wichtiger ist zu planen, wer was bis wann erledigt – sonst geht sich das einfach alles nicht aus.
  • Beziehungsprojekte hingegen schadet Planung hingegen eher. Bei Beziehungsprojekten müssen wir spontan reagieren, viel improvisieren, uns immer wieder auf neue Umstände einstellen. Bei dem Personal Projects „Eine gute Ehe führen”, da sind langfristige Pläne zum Scheitern verurteilt. Die machen einfach keinen Sinn und schaden eher nur. Da gibt’s übrigens ein recht witziges Buch drüber, was passiert, wenn man ein Beziehungsprojekt generalstabsmäßig zu planen versucht. Das Buch heißt „The Rosie Project”, auf deutsch „Das Rosie Projekt”. Hab ich übrigens von meiner Frau zum Lesen bekommen… warum auch immer…

Naja, jedenfalls ist Folgendes wichtig: Wenn ich in dieser Folge von Projektplanung rede, dann betrifft das ausschließlich die Leistungsprojekte in deinem Leben – und auch bei deinen nur einen kleinen Teil, nämlich diejenigen, die so komplex sind, dass es nicht ausreicht, nur das Warum und die nächsten Schritte festzulegen.

Und für all diese Projekte empfehle ich dir als Planungsmethode die so genannte „natürliche Planung”.

Was ist „natürliche Planung”?

Das Konzept der natürlichen Planung stammt von David Allen. David Allen ist der Erfinder von „Getting Things Done”, dieser Selbstmanagement-Methode, die du vielleicht kennst. Auf deutsch gibt es dazu das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege”, und darin beschreibt er in Kapitel 3 eben diese natürliche Planung, wie er es nennt.

Warum nennt er sie „natürlich”? Naja, David Allen sagt, dass die natürliche Planung die Art und Weise ist, wie wir natürlicherweise an die Planung eines Projekts herangehen würden. Also was Kinder machen, wenn sie ein Projekt angehen. Aus seiner Sicht müssen wir die natürliche Planung also nicht lernen – weil wir sie eh schon von klein auf kennen. Aber wir müssen sie häufig erst wieder entdecken – weil wir zB im Job normalerweise sehr unnatürlich planen und daher schon fast verlernt haben, wie wir als Kinder an unsere Projekte herangegangen sind. Wir müssen also wieder ein bisschen werden wie die Kinder, und dann klappt es auch besser mit unseren Personal Projects.

So, aber jetzt verrate ich euch endlich:

Wie funktioniert „natürliche Planung”?

Bei der natürlichen Planung gibt es 5 Schritte:

  1. Zweck und Grundsätze festlegen (Warum?)
  2. Ergebnis geistig vorweg nehmen
  3. Brainstorming
  4. Organisieren
  5. Nächste Schritte

So, schauen wir uns das jetzt ein bisschen genauer an.

Der erste Schritt „Zweck und Grundsätze festlegen”, das haben wir in der vorletzten Folge schon besprochen, als es um das „Warum” ging. Es geht also zuerst mal darum zu wissen, warum und wozu du dieses Projekt überhaupt starten willst.

Auch den zweiten Schritt haben wir in der Folge über das Warum schon vorweggenommen: Du machst dir eine klare Vorstellung davon, wie das Projekt aussehen wird, wenn es erfolgreich abgeschlossen ist. Was wird dann idealerweise rauskommen? Wie wird es dir dann gehen? Was wird sich verändert haben? Je klarer dein Bild davon ist, was du mit dem Projekt eigentlich erreichen willst, desto wahrscheinlicher wird es sein, dass du mit dem Projekt auch tatsächlich glücklich wirst.

Der dritte Punkt: Brainstorming. Wenn du weißt, was raus kommen soll und warum, dann geht es darum, dass du Ideen sammelst. Ideen davon, wie du die Sache angehen könntest. Was alles zu tun ist. Wer dir helfen könnte. Was du alles brauchen wirst. Was für Probleme auftreten könnten. Einfach alles sammeln und – Achtung, wichtig – schriftlich festhalten. Ich empfehle dazu, wie immer, Evernote. Ich habe ja für jedes meiner Personal Projects eine eigene Evernote-Notiz, und in diese Notiz schreibe ich dann auch gleich immer alles rein, was mir im Brainstorming zu dem Projekt einfällt. 

Vierter Schritt: Organisieren. Nach dem Brainstorming geht es darum, ein bisschen Struktur in die Gedanken zu bekommen. Was muss zuerst erledigt werden, was kann noch warten? Und wenn du im Brainstorming gut gearbeitet hast, dann wird sich in dieser Phase so etwas wie eine ganz natürliche Ordnung einstellen. Unser Gehirn ist ziemlich gut darin, natürliche Beziehungen zu erkennen und so eine natürliche Ordnung zu schaffen. Das geht vielleicht nicht in fünf Minuten, aber auch Kinder wissen bei ihren Projekten ziemlich genau, was sie zuerst machen müssen und was später, was am wichtigsten ist was nicht, was sie unbedingt brauchen und was sie notfalls auch weglassen könnten.

Und im fünften Schritt sind wir dann wieder bei den konkreten nächsten Schritten, über die ich ja in der letzten Folge gesprochen habe.

Zusammenfassung

Das sind also die fünf Schritte der natürlichen Planung:

  1. Zweck und Grundsätze festlegen (Warum?)
  2. Ergebnis geistig vorweg nehmen
  3. Brainstorming
  4. Organisieren
  5. Nächste Schritte

Also, wenn du dir eine Sache aus dieser Folge mitnehmen sollst, dann wäre es das: 

Für die allermeisten deiner Personal Projects reicht es vollkommen aus, den ersten und zweiten und dann den letzten Schritt der natürlichen Planung umzusetzen. Du musst wissen warum du das Projekt machen willst und was raus kommen soll – und was konkret als nächstes zu tun ist. Das reicht in den allermeisten Fällen.

Hast du ein Projekt – und zwar, wichtig, ein Leistungsprojekt, denn Beziehungsprojekte werden auch nicht einfacher, wenn man sie detaillierter plant, im Gegenteil – hast du also ein Leistungsprojekt, wo eine aufwendigere Planung nötig ist, weil das Ergebnis einfach sehr aufwendig oder sehr wichtig oder beides ist (Stichwort: Hochzeit), dann habe ich sehr gute Erfahrungen mit der „natürlichen Planung” von David Allen gemacht.

Im Prinzip geht es dabei darum, dass du zusätzlich noch all deine Ideen und Gedanken zum Projekt in einem Brainstorming sammelst – und schriftlich festhältst – und dass du dann deine ganzen Gedanken und Ideen und To Dos in eine natürliche Ordnung bringst, die sich meistens ziemlich von selbst ergibt.


Melde dich zum [Projekt: Leben] Newsletter an!