[S06E05]: Personal Project Controlling I (#61)
Staffel 06

 
 
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Worum geht’s in dieser Folge?

In der letzten Folge habe ich ja über die „natürliche Planung” gesprochen, also was man tun kann, wenn wir es mit aufwendigeren Personal Projects zu tun haben, wo es sich wirklich auszahlt, dass wir uns wirklich so etwas wie einen Projektplan überlegen. Und da ist die so genannte natürliche Planung eine Herangehensweise, die aus meiner Sicht intuitiv ist, aber auch super Ergebnisse liefert – zumindest für mich.

Heute möchte ich einen Schritt weiter gehen und über das Controlling unserer Personal Projects reden. Und das möchte ich in zwei Teilen tun. 

  1. In der heutigen Folge werde ich dir erzählen, was Projektcontrolling ist und warum es aus meiner Sicht essentiell für Zufriedenheit und Glück in unserem Leben ist.
  2. Und in der nächsten Folge werde ich dir dann einen Blick hinter meine Kulissen geben und dir erzählen, wie ich persönlich ganz konkret Projektcontrolling bei meinen eigenen Personal Projects umsetze.

Was ist eigentlich Projektcontrolling?

Ihr müsst euch das ungefähr so vorstellen: Vorige Woche habe ich eine Abschlussprüfung beaufsichtigt, an einer Fachhochschule in Wien. Ich weiß nicht, wer von euch das schon mal gemacht hat, aber man kann sich das ungefähr so vorstellen: Du bist da in einem ziemlich großen Hörsaal, so mit aufsteigenden Reihen, wie in einem Auditorium. Und da drinnen sitzen, mehr oder weniger gut verteilt, 60 Studentinnen und Studenten. Die sind nervös und voller Erwartung, dass sie nun endlich los legen können. Du teilst ihnen die Prüfungen aus, und sofort beginnt hektische Betriebsamkeit. Jeder Einzelne von den Studierenden arbeitet vor sich hin. Und was ist dann deine Aufgabe als Aufsichtsperson? Klar, einerseits mal aufpassen, dass keiner schummelt. Bei 60 Studierenden  gar nicht so leicht. Aber andererseits schaust du auch drauf, dass jeder Einzelne von ihnen optimal arbeiten kannst. Du schaust, dass keiner rein kommt und stört. Du schaust, ob wer zusätzliches Papier braucht. Und du gehst hin, wenn jemand aufzeigt und eine Frage hat. 

Und wie macht man das, ganz konkret? Naja, man platziert sich irgendwo im Raum und lässt seinen Blick wandern über die Gruppe. Jeder Einzelne bekommt für ein paar Sekunden deine Aufmerksamkeit. Du checkst, ob alles passt, und wenn ja, wandert dein Blick weiter zum Nächsten. Jeder bekommt genau so viel Aufmerksamkeit, wie im Moment notwendig ist. Wo alles glatt läuft, brauchst du dich nicht viel kümmern. Wenn es wo Probleme gibt oder Störungen oder irgend etwas Unerwartetes, da musst du dann genauer hinschauen und dich kümmern, bis das Problem gelöst ist.

Und genau das gleiche, nämlich überhaupt nichts anderes, ist Projektcontrolling. Deine Personal Projects sind vergleichbar mit den Studierenden bei der Prüfung: Jedes einzelne deiner Personal Projects arbeitet vor sich hin. Manche schneller, manche langsamer, manche tun sich leicht, manche sind gehörig im Schwitzen. Deine Aufgabe als Controller ist nun, dir regelmäßig Zeit zu nehmen und zu schauen: Wie geht’s denn meinen Pappenheimern gerade? Bei wem läuft’s? Wer ist in Schwierigkeiten? Bei wem sieht es aus, als würde er gleich vom Sessel fallen?

Und wie bei der Prüfungsaufsicht ist es auch beim Projektcontrolling: Jedes Personal Projects bekommt genau so viel Aufmerksamkeit, wie im Moment notwendig ist. Wenn es läuft, lässt du es einfach weiter laufen. Aber wenn es irgendwo Probleme gibt oder Störungen oder irgend etwas Unerwartetes, da musst du dann genauer hinschauen und dich kümmern, bis das Problem gelöst ist. Damit dein Personal Project wieder gut vor sich hinarbeiten kann.

Also, beim Projektcontrolling geht es darum, dass du möglichst frühzeitig erkennst, wenn es bei einem Projekt Probleme gibt, damit du rechtzeitig gegensteuern kannst und damit dein Leben insgesamt so entspannt wie möglich bleibt. Und dazu musst man sich eben von Zeit zu Zeit hinstellen und sich jedes Projekt ansehen und sich fragen: Was braucht das Projekt jetzt gerade von mir?

Jetzt stellt sich aber natürlich die Frage: Das ist ja alles schön und gut, aber was bringt mir Projektcontrolling für meine Personal Projects denn eigentlich?

Wozu ist Projektcontrolling gut? Was bringt mir das?

Bleiben wir bei dem Beispiel mit der Prüfungsaufsicht: Was glaubst du, dass passiert, wenn du als Aufsichtsperson mal eine Zeitlang nicht hinschaust? Naja, kommt wahrscheinlich drauf an. 

  • Das erste ist: Wenn du 60 Studierende gleichzeitig beaufsichtigst, kannst du sowieso nicht alles mitbekommen, was gerade läuft. Die totale Kontrolle hast du nie, das wäre eine Illusion.
  • Wenn du mal ein paar Minuten nicht voll konzentriert bist und aus dem Fenster raus schaust statt auf die Schreibtische der Prüflinge, wird wahrscheinlich auch nicht viel passieren. Die Prüfung wird normal weiterlaufen. Du kannst ja auch nicht zu jeder Zeit zu 100% konzentriert sein, das geht gar nicht.
  • Je länger du jedoch nicht hinschaust, und wenn die Studierenden das zu bemerken beginnen, desto mehr Chaos wird sich verbreiten. Einzelne, einigermaßen verzweifelte und daher sehr mutige Studierende werden beginnen, sich unerlaubte Hilfe zu holen. Wenn sie damit davon kommen, werden sie noch mutiger werden. Und es werden immer mehr Studierende werden, die Dinge tun, die sie nicht tun sollten. Die ganze Sache beginnt, nach und nach aus dem Ruder zu laufen. Und wenn das Chaos groß genug ist, ist es auch ganz schwer, das Ganze wieder einzufangen und wieder in Ordnung zu bringen. Der Schaden ist dann oft schon angerichtet.
  • Überhaupt ganz schlimm ist es, wenn du dich sozusagen verabschiedest und den Prüfungsraum verlässt. Wenn du sozusagen die Aufsicht ganz abgibst und einfach deinen Job nicht erledigst. Du steckst einfach den Kopf in den Sand und sagst dir: ist mir doch wurscht, was da drinnen passiert, ich muss da jetzt raus! Dann darfst du dich nicht wundern, wenn innerhalb kürzester Zeit im Hörsaal das reinste Chaos ausbricht. Und das, was passiert ist, während du nicht im Raum warst, weil du nicht hinschauen wolltest, das kannst du nie wieder korrigieren. The damage is done. Du wirst damit leben müssen, dass da einiges schief gegangen sein wird. Du wirst alle Hände voll zu tun haben, die Scherben aufzusammeln.

Ich hoffe, ich konnte dir mit dieser Metapher zeigen, was dir Projektcontrolling bringt: Deine Personal Projects, das sind die Studierenden im Hörsaal. Wenn du präsent bist und regelmäßig hinschaust und tust, was notwendig ist, wenn irgendwo eine Störung auftritt… ja, dann wird deine Prüfungsaufsicht einigermaßen entspannt sein. Und so ist es auch bei deinen Personal Projects. Wenn du regelmäßig und rechtzeitig schaust, ob alles glatt läuft bzw. wo du genauer hinschauen und was korrigieren musst, dann werden deine Projekte gut vorankommen.

Wenn du aber keine Lust hast, hinzuschauen oder dich für eine längere Zeit ausklinkst, dann wird was aus dem Ruder laufen – bei der Prüfung genauso wie bei deinen Personal Projects. Und je länger du den Kopf in den Sand steckst, desto schwieriger wird es, im Nachhinein was geradezubiegen – sofern es überhaupt möglich ist.

Anders formuliert, lässt es sich so auf den Punkt bringen: Wenn du dir Zeit für Projektcontrolling nimmst, dann kommst du vom reaktiven Modus in den proaktiven Modus.

Im reaktiven Modus OHNE Projektcontrolling bist du wie ein Feuerwehrmann, der damit beschäftigt ist, einen Brand nach dem anderen in deinen Personal Projects zu löschen. Du hast alle Hände voll damit zu tun, damit das Feuer nicht außer Kontrolle gerät. Und das ist deswegen, weil du das Feuer erst bemerkt hast, wie es lichterloh gebrannt hat.

Im proaktiven Modus MIT Projektcontrolling hingegen schaut das anders aus: Da erkennst du das Feuer schon, bevor es richtig ausbricht. Weil du frühzeitig merkst, wo ein Projekt überhitzt. Du erkennst also schon, wenn es irgendwo glüht, und du kannst diese Glut dann mit relativ wenig Aufwand löschen. Du musst also nicht von Brand zu Brand eilen, sondern kannst deine Personal Projects proaktiv gestalten.

Und das ist für mich persönlich ein riesiges Stück Lebensqualität. Deswegen bin ich ein großer Fan von Projektcontrolling und habe über die Jahre ein recht ausgeklügeltes System für das Controlling meiner Personal Projects entwickelt. Dieses Controlling-System möchte ich euch dann aber in der nächsten Folge genauer vorstellen. Also: Nächste Woche wieder einschalten!

Zusammenfassung

Zusammengefasst: Was sollst du dir aus dieser heutigen Folge mitnehmen?

  1. Beim Projektcontrolling geht es darum, dass du dir regelmäßig Zeit nimmst und deine Projekte wie eine Aufsichtsperson bei einer Prüfung betrachtest: Wer arbeitet brav vor sich hin? Wer hat Schwierigkeiten? Wo läuft was aus dem Ruder? Wo muss ich einschreiten, und was muss ich tun, um die Lage wieder zu beruhigen?
  2. Das Besondere dabei ist, dass jedes einzelne deiner Projekte genau so viel Aufmerksamkeit von dir bekommt, wie es im Moment gerade braucht. Wenn’s läuft, dann lass es weiter laufen. Never change a working project. Aber wenn es wo eckt und hakt, dann bist du aufgefordert – ja ich würde sogar sagen, es ist deine Verantwortung gegenüber deinen Personal Projects – alles zu tun, um das Projekt wieder auf Schiene zu bringen.
  3. Und wenn du das regelmäßig machst, dann ist das Controlling deiner Personal Projects auch kein großer Aufwand. Weil du eben frühzeitig erkennst, wenn Probleme auftreten und du diese Probleme dann mit relativ wenig Aufwand lösen kannst. Je länger du nicht hinsiehst, desto größer werden die Probleme.
  4. Du kommst mit regelmäßigem Projektcontrolling also vom reaktiven Arbeitsmodus eines Feuerwehrmanns in den prokativen Arbeitsmodus eines echten Gestalters deines Lebens.

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