[S06E06]: Personal Project Controlling II (#62)
Staffel 06

 
 
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Worum geht’s in dieser Folge?

Diese Folge ist die Fortsetzung zur letzten Folge, in der es um Personal Project Controlling gegangen ist – was das eigentlich ist und wofür das aus meiner Sicht gut ist.

In der heutigen Folge möchte ich diesen Gedanken noch ein bisschen weiterspinnen und euch erzählen, wie ich persönlich ganz konkret Personal Project Controlling in meinen Personal Projects umsetze. Dabei werde ich dir auch den Unterschied erklären zwischen strategischem Controlling und operativem Controlling.

Strategisches und operatives Controlling – echt jetzt?

Zuerst mal muss ich was ansprechen, das ich immer wieder mal höre. Ich bin ja vom Beruf her Trainer für Betriebswirtschaft. Und Menschen, die das wissen und mich kennen, für die stehe ich so ein bisschen im Verdacht, ein bisschen unlocker zu sein und ab und zu dabei zu übertreiben, wenn ich Managementwissen auch auch mein Privatleben umlegen will. 

Und ich denke, so könnte es auch in dem Fall sein: Der Gedanke, in seinem Leben strategisches und operatives Controlling zu machen… ich könnte mir vorstellen, dass der mitunter, naja, sagen wir, Skepsis auslöst. Schieße ich da nicht etwas über das Ziel hinaus? Ist es wirklich notwendig, sein Leben so zu verwirtschaftlichen und zu vermanagen?

Berechtigte Frage. Ich habe folgende Antworten drauf:

  1. Natürlich ist das nicht notwendig. Was ist schon wirklich notwendig im Leben? Du kannst selbstverständlich auch Glück und Zufriedenheit finden, wenn du kein strategisches oder operatives Controlling in deinen Personal Projects machst.
  2. Aber ich halte Folgendes dagegen: Das Ziel meines Podcasts – und warum ich diesen Podcast überhaupt mache – ist ja, dass ich euch die Managementtechniken „aus der Wirtschaft” vorstelle, die aus meiner Erfahrung – und das ist wichtig: aus meiner eigenen persönlichen praktischen Erfahrung, also nicht nur theoretisch – die eben aus meiner Erfahrung echt nützlich sind. Und ich denke mir: Wenn sie für mich nützlich sind, sind sie das vielleicht auch für meine Hörerinnen und Hörer.
  3. Und in diesem Fall, wo es um strategisches und operatives Controlling geht, kommt noch etwas dazu, was typisch ist für die Betriebswirtschaftslehre: Die BWL geht sehr häufig her und nimmt Dinge des Alltagslebens, die einem eigentlich eh der gesunde Hausverstand sagen würde, und gibt diesen Dingen dann komplizierte Namen und verwissenschaftlicht das dann. Das findet man sehr häufig in der BWL.
  4. Daher: Dieses Konzept von strategischem und operativem Controlling stelle ich euch in dieser Folge nicht deswegen vor, weil ich so ein Freak bin und Spaß daran habe, mein Leben zu ver-BWL-isieren. Sondern es ist genau umgekehrt: Etwas, das im Alltag sehr nützlich ist, hat Einzug in die BWL gefunden. Dort hat es dann ein paar lateinische Fachbegriffe als Namen bekommen, dort klingt es ein bisschen komplizierter, … aber es ist immer noch das gleiche praktische und alltagstaugliche Prinzip. Und dieses nützliche Prinzip möchte ich euch heute hier vorstellen.

Was ist der Unterschied zwischen strategischem und operativem Controlling?

Strategisch”, das bedeutet so viel wie langfristig. Da geht es um das große Ganze, da betrachten wir einen Zeitraum ab einem halben Jahr bis hin zu 2, 3 Jahren. Da geht es um die langfristige Perspektive, unsere langfristigen Pläne, Ziele und Träume.

Operativ” bedeutet hingegen, dass wir uns um die alltäglichen, sehr praktischen Dinge kümmern. Also da geht es um das „daily busines”. Beim operativen Controlling schauen wir also, dass das, was wir jeden Tag so tun, möglichst rund läuft.

Okay, das mal zum Unterschied zwischen strategisch und operativ. Schauen wir uns beide jetzt noch genauer an und beginnen wir mit dem strategischen Controlling.

Strategisches Controlling meiner Personal Projects 

Beim strategischen Controlling unserer Personal Projects geht es also um unsere längerfristige Perspektive. Es geht darum zu entscheiden, welche Strategie wir für unsere Personal Projects haben wollen – sagen wir für das nächste halbe Jahr oder Jahr.

Und dabei geht es im Grunde um eine einzige Frage, und zwar: Welche Personal Projects sind im nächsten halben Jahr für mich wichtig und relevant – und, vielleicht noch wichtiger: Welche nicht? Es geht also darum, eine Auswahl zu treffen: An welchen Projekten will ich aktuell arbeiten? Und das strategische Controlling sorgt dann dafür, dass wir diese Auswahl dann auch möglichst gut einhalten.

Wie sieht das konkret bei mir aus. Naja, ich habe, das habe ich schön öfter gesagt, aktuell so ca. 300 Personal Projects. Es ist wahrscheinlich klar und logisch, dass ich nicht an 300 Projekten gleichzeitig arbeiten kann. Also muss ich eine Auswahl treffen. Und wie mache ich das? Ich wähle nach dem Pareto-Prinzip aus. Das Pareto-Prinzip besagt in dem Fall, dass du mit 20% deiner Personal Projects 80% deines aktuellen Lebens gemanagt bekommen wirst. Konkret heißt das für mich: Ich suche mir die 60 Projekte heraus, an denen ich in den nächsten paar Monaten arbeiten möchte. Und der Rest? Der bleibt „on hold”. Ja, an 240 meiner 300 Projekte arbeite ich zur Zeit überhaupt gar nicht.

Anders würde das gar nicht gehen. Weil: Zu viele Projekte bedeutet: Es geht insgesamt nichts weiter, weil sich die Energie einfach auf zu viele Projekte verteilt. Wobei sich natürlich auch argumentieren lässt: 60 Projekte sind auch schon sehr viel. Stimmt wahrscheinlich. Aber weniger geht momentan nicht… bilde ich mir halt ein.   Jedenfalls, ca. Alle 3 Monate nehme ich mir einen Vormittag Zeit und gehe mit mir in Klausur. Dafür gehe ich gerne aus dem Haus. Ein Ortswechsel öffnet den Blick auf das Wesentliche und hilft mir, festgefahrene Gedankenautobahnen zu verlassen. Ich schaue mir dann die Liste mit allen meinen Projekten durch und wähle die 20% der Projekte aus, an denen ich in den nächsten Monaten arbeiten will – oder muss. Diese Projekte sind dann meine Fokus-Projekte für die nächsten drei Monate. Und bei dieser Auswahl bleibe ich dann auch – so gut ich kann. Bis zur nächsten Vormittags-Klausur soll ich an dieser Auswahl möglichst nicht rütteln.

Das bedeutet: „Neue” Fokus-Projekte darf ich erst bei der nächsten Klausur wieder „annehmen“. Jedes neue Personal Project muss also bis zur nächsten Klausur warten, wo ich dann entscheide, ob es mir wichtig genug ist, dass ich mich wirklich intensiver darum kümmere. So zumindest die Idee. Natürlich: Das Leben passiert einfach und kümmert sich nicht um meine 3-Monats-Frist. Da kommt immer wieder mal plötzlich was dazu, eh klar. Aber zumindest versuche ich, nicht auch noch aktiv zu diesem Projektzuwachs beizutragen. Diese Wartezeit hat nämlich den Vorteil, dass ich mich nicht so leicht von spontanen Projekten ablenken lasse, die zwar im Moment gut klingen, bei denen aber schon nach kurzer Zeit meine Begeisterung wieder nachlassen würde.

Das wäre also mein strategisches Projektcontrolling. Ich versuche dabei, bei meiner strategischen Auswahl von Fokus-Projekten zu bleiben und immer darauf zu achten, dass ich mich nicht selbst mit Projekten zumülle. Keine kleine Herausforderung, kann ich euch sagen.

So, und wie funktioniert jetzt mein operatives Projektcontrolling?

Operatives Controlling meiner Personal Projects 

Wie gesagt, es geht beim operativen Controlling darum zu schauen, dass die Fokus-Projekte, die ich im strategischen Controlling ausgewählt habe, auch wirklich alle gut laufen. 

Wie mache ich das? Mithilfe einer Weekly Review. Das ist eine Methode, die kommt von David Allen und seinem „Getting Things Done”-System. Wie schaut das konkret bei mir aus?

  • Einmal pro Woche (bei mir ist das der Samstag Abend) mache ich meine Weekly Review. Das dauert ca. 2 Stunden.
  • Bei dieser Weekly Review schaue ich mir jedes einzelne meiner Fokus-Projekte an und frage mich?
    • Habe ich für dieses Projekt zumindest einen konkreten nächsten Schritt festgelegt? Wenn nein, dann lege ich diesen eben gleich fest.
    • Dann frage ich mich: Gibt es unter den Fokus-Projekten welche, bei denen ich in der kommenden Woche aktiv werden MUSS, weil es eine Deadline gibt? Wenn ja, dann schreibe ich mir in meine To-Do-App genau hinein, was ich für dieses Projekt in der nächsten Woche tun muss und vor allem auch, wann genau ich das erledigen werde. 
    • Dann frage ich mich: Hat sich in der vergangenen Woche irgend etwas ergeben in meinem Leben, das entscheidenden Einfluss hat auf eines meiner Fokus- Projekte? Hat sich z.B. irgendwas ereignet, das etwas am „Warum?”  eines Projektes geändert hätte? Wenn ja, dann update ich auch das Warum des Projekts.
    • Und zum Schluss: Sind in der vergangenen Woche Projekte dazu gekommen? Wenn ja, dann mache ich Folgendes: Evernote öffnen, Notiz für dieses Projekt anlegen, das Warum aufschreiben, die ein, zwei, drei nächste Schritte festlegen – und dann bis zur nächsten Klausur warten, wie ich mit diesem Projekt weitermachen will. Außer natürlich, es ist etwas, das so dringend ist, dass es sich nicht verschieben lässt. Dann bekommt es gleich den Status eines Fokus-Projekts.

Diese Weekly Review ist für mich eine Art regelmäßiger Frühjahrsputz, nur halt jede Woche und nicht nur im Frühling. MIi der Weekly Review stelle ich sicher, dass ich mit allen meinen Fokus-Projekten immer „up to date” bin. Dass da nirgendwo irgendwas herumschwirrt, dass alles, was an Ideen und Gedanken meinem Kopf herumgeschwirrt ist, notiert und an seinem rechten Platz ist. 

Und eines kann ich euch sagen: Das ist für mich ein unglaublich entspannendes Gefühl. Ich mache diese Weekly Review jetzt seit ein paar Jahren, und ich freue mich jede Woche richtig darauf. Diese zwei Stunden sind für mich wie ein kleiner Wellness-Urlaub. Weil ich danach immer das wirklich gute Gefühl habe, dass mein Kopf aufgeräumt und entspannt und gut vorbeireitet auf die kommende Woche ist. Und das ist fast besser als Wellness, sage ich dir.

Zusammenfassung

Was sollst du dir aus dieser Folge mitnehmen?

  1. Deine Personal Projects brauchen strategisches Controlling. Nimm dir regelmäßig Zeit zu überlegen: Auf welche meiner Projekte möchte ich in den kommenden Wochen und Monaten meinen Fokus legen? Und mindestens so wichtig: Welche Projekte stelle ich für die nächste Zeit mal zur Seite? Mach das bewusst, triff diese Entscheidungen bewusst und glaub nicht, dass du das schon irgendwie im Gefühl hast. Wenn du das wirklich bewusst und absichtsvoll entscheidest, dann trägt das enorm bei zu deinem subjektiven Gefühl, dass du dein Leben ein bisschen besser unter Kontrolle hast.
  2. Deine Personal Projects brauchen auch operatives Controlling. Das heißt, du musst regelmäßig schauen (ich sage: jede Woche), wie du in deinen Fokus-Projekten unterwegs bist. Was hat sich in den vergangenen Wochen getan – und welche Auswirkungen hat das auf deine Fokus-Projekte? Sind Projekte dazu gekommen? Sind vielleicht sogar Projekte weggefallen? Und, ganz wichtig: Gibt es für jedes deiner Personal Projects auch einen festgelegten, konkreten nächsten Schritt? Wenn nicht, dann gleich festlegen!

Für mich persönlich bedeutet die Investition an Zeit für mein Projektcontrolling einen unglaublichen Zuwachs an Lebensqualität. Ich habe dadurch das Gefühl, mein Leben besser unter Kontrolle zu haben (zumindest so weit das eben möglich ist), und das ist für mich ein unglaublich beglückendes Gefühl. Wie gesagt: Besser als ein Wellness-Urlaub – und vor allem nachhaltiger.

Also, meine Einladung: Probier’s für dich aus – und schreib mir gerne, wie es dir damit ergangen ist!


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