S08E03: Wer „kümmert“ sich um ein Shared Project?  (#79)
Staffel 08

 
 
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Worum geht’s in dieser Folge?

Diesmal geht es um die spannende Frage: Wem „gehört“ denn eigentlich ein Shared Project? „Gehört“ natürlich unter Anführungszeichen, soweit Projekte überhaupt jemandem gehören können. Aber mir geht es um Folgendes: Ich habe die Hypothese, dass auch Personal Projects, die wir gemeinsam mit anderen Menschen umsetzen (also Shared Projects), einen so genannten „Project Owner“ haben müssen. Jemanden, der sich für dieses Projekt hauptsächlich zuständig fühlt. Ein Kollege von mir hat das mal so ausgedrückt: „Jedes Projekt braucht einen Kümmerer.“ Das finde ich eine schöne Bezeichnung für das, worum es in dieser Folge geht: Wer ist eigentlich dieser Kümmerer in unseren Shared Projects? Und da ja das Wort „kümmern“ von „Kummer“ kommt, könnte man es auch so ausdrücken: Wer hat in dem Projekt den meisten Kummer, wenn etwas nicht gut läuft?

Genau um diese Kümmerer in Shared Projects, die so engagiert sind, dass sie das Projekt auch durch schwierige Phasen tragen, die dafür sorgen, dass das Projekt nicht sang- und klanglos untergeht, die in die Bresche springen, wenn Not am Mann ist… um diese Kümmerer soll es also in dieser Folge gehen.

Wer kann der „Kümmerer“ sein?

Naja, da wäre erstens mal die Möglichkeit: Alle, die in dem Shared Project mitmachen, sind Kümmerer. Alle sind gleichermaßen engagiert und tragen Sorge für das Projekt. Diese Möglichkeit gibt es, aber ich glaube, das ist eher eine theoretische Möglichkeit. Ich kenne kein Shared Project in meinem Projektportfolio, wo ich wirklich sagen könnte, da sind alle Projektmitglieder gleichermaßen Kümmerer. Fällt mir weit und breit nichts ein. Es gibt immer einige, die sich etwas mehr engagieren und andere, die sich eher mitziehen lassen – im besten Fall, sofern sie nicht überhaupt quertreiben. 

Noch dazu ist ja die Frage, ob es überhaupt wünschenswert wäre, wenn wirklich alle, die an dem Projekt mitarbeiten, auch echte Kümmerer wären. Was würde dann passieren? Die Abstimmung in dem Projekt wäre wahnsinnig aufwendig. Zu viele Köche verderben den Brei, heißt es. Oder, betriebswirtschaftlich ausgedrückt: Die Transaktionskosten wären wahnsinnig hoch. In solchen Projekten mag man eigentlich gar nicht mitmachen, weil man das Gefühl hat, da treffen lauter Alphatiere aufeinander und da kommt trotz vielleicht wirklich guter Absichten kaum was Vernünftiges raus.

Die zweite Möglichkeit, die schon wesentlich häufiger auftritt: Ein Shared Project hat überhaupt keinen Kümmerer. Da ist niemand, der die Initiative übernehmen würde, der Sachen anstößt, der klare Ansagen macht. Jeder wartet ab und schaut, was passiert. Das ist ein bisschen so wie bei Mikado: Wer sich zuerst bewegt, verliert. Solche Projekte sind klarerweise dem Untergang geweiht und enden sehr häufig in der Projektversickerung – soll heißen, die Projekte verschwinden einfach irgendwann sang- und klanglos, weil irgendwann einfach niemand mehr darüber spricht. Der Mantel des Schweigens legt sich über das Projekt, und es wird heimlich, still und leise zu Grabe getragen.

Dritte Möglichkeit, auch sehr häufig: Jeder glaubt, der Andere ist der Kümmerer. Auch so ein Projekt ist eigentlich ein Zombie. Jeder schiebt dem anderen den Verantwortung für das Projekt zu und ist dabei auch der festen Überzeugung, dass er selbst ganz sicher nicht der Kümmerer sein kann, weil sowieso und überhaupt. Dann hat jeder der Projektmitglieder eine klare Vorstellung davon, wer eigentlich der Kümmerer sein sollte, nur dabei gibt’s ein Problem: Diese Vorstellungen sind sehr unterschiedlich, und vor allem: Diese unterschiedlichen Vorstellungen wurden nie besprochen! Und so wartet jeder, bis der Kümmerer endlich auf den Plan tritt und die Führung im Projekt übernimmt, aber das geschieht natürlich nicht. Zurück bleiben, neben einem zu Grabe getragenen Zombie-Projekt, häufig gegenseitige Schuldzuweisungen und Enttäuschungen.

Vierte Möglichkeit, eher selten: Der Kümmerer ist klar definiert. Alle sind sich einig, wer der Kümmerer ist, und der Kümmerer nimmt diese Rolle auch wirklich wahr. Im besten Fall ist diese Einigkeit das Ergebnis einer klaren und eindeutigen Kommunikation innerhalb des Projektes. Nicht selten ist die Einigkeit aber auch ein Zufallsprodukt, weil sich die Rollenverteilung irgendwie intuitiv und automatisch so ergeben hat, ohne dass viel darüber gesprochen wurde. Und damit kommen wir auch schon zum nächsten Punkt: Wie wird man eigentlich Kümmerer?

Wie wird man zum „Kümmerer“?

Also, wie wird man jetzt Kümmerer in einem Shared Project? Kommt man dazu wie die Jungfrau zum Kind, oder gibt es bestimmte Dynamiken, die jemanden in die Rolle des Kümmerers hieven?

Wichtig ist zu wissen, dass die Zuständigkeit für ein Projekt – man könnte auch sagen die Autorität in einem Projekt – zugeschrieben wird. Das heißt, zum Kümmerer wird man von den anderen Projektmitgliedern gemacht. Man kann nicht so einfach das Ruder an sich reißen und sagen: „So, da bin ich jetzt, ich sage euch jetzt wo’s lang geht.“ Da müssen die anderen schon mitspielen und sagen: „Okay, wir sind damit einverstanden. Mach nur.“ Wenn das nämlich nicht der Fall ist, dann glaubst du vielleicht, du bist der Kümmerer in dem Projekt, aber in Wirklichkeit nimmt dich keiner ernst. Soll ja auch schon vorgekommen sein.

Die anderen machen dich zum Kümmerer. Die Rolle des Kümmerers im Projekt wird zugeschrieben, und diese Zuschreibung erfolgt aufgrund bestimmter Kriterien. Ich nenne dir mal drei solcher Kriterien als Beispiel:

  1. Zuschreibung durch Seniorität: Der Älteste oder die Erfahrenste wird zum Kümmerer. Wenn der hiesige Sportverein einen Maskenball veranstaltet, dann wird oft der Vereinsobmann zum Kümmerer für dieses Shared Project, weil er derjenige ist, der Kraft Funktion und/oder Alter von den anderen als „Chef“ anerkannt wird.
  2. Zuschreibung durch Tradition: Für bestimmte Projekte sind seit jeher bestimmte Personengruppen zuständig. Sehr gut beobachten kann man das bei der traditionellen Rollenverteilung zwischen Mann und Frau. Der Mann ist typischerweise der Kümmerer in einem Projekt wie „Ein neues Auto kaufen“, und die Frau wird automatisch zur Kümmererin in einem Projekt wie „Den Haushalt führen“ – nämlich, und das ist wichtig: Auch dann, wenn sich beide einig sind, dass das eigentlich Shared Projects sind. Die Frau engagiert sich sehr wohl bei der Suche nach einem neuen Auto, und auch der Mann hilft fleißig im Haushalt. Aber die Frage ist eben: Wer kümmert sich um das Projekt auch dann noch, wenn sich sonst niemand mehr drum kümmert? Und da ist es dann eben häufig so, dass die Hausarbeit an der Frau hängenbleibt, wenn der Mann (aus welchem Grund auch immer) keine Zeit hat – aber eben ganz selten umgekehrt.
  3. Zuschreibung durch Initiierung: Klar, das kennt man auch: Zum Kümmerer wird der, der das Projekt vorschlägt. Das kommt ganz, ganz häufig vor. Nur, damit gibt es aus meiner Sicht zumindest zwei Probleme. 
    1. Der Initiator ist nicht immer der Best-Geeignete, um sich um das Projekt zu kümmern. Das könnten andere eigentlich viel besser. Der Initiator ist vielleicht der naheliegendste, aber nicht immer der beste Kümmerer.
    2. Der Initiator kann die Rolle manchmal schlichtweg nicht wahrnehmen. Beispiel: Die Kinder wollen einen Hund, und die Eltern lassen sich nach wochenlangem Abwehrkampf schließlich breitschlagen. Die Familie vereinbart auch, ganz klar, dass sich die Kinder um den Hund kümmern MÜSSEN. Die Kinder haben dem auch freudig zugestimmt, aber es wäre höchst naiv zu glauben, dass die Kinder dadurch automatisch zu den Kümmerern des Projekts werden. Der wahre Kümmerer in dem Projekt ist derjenige oder diejenige, die mit dem Hund auch dann noch spazieren geht, wenn es draußen minus 10 Grad hat und eisiger Wind bläst. Und das ist, vermute ich mal, in den seltensten Fällen eines der Kinder.

Aus diesen Beispielen sieht man vielleicht schon: Es gibt in Wirklichkeit nur ein einziges Kriterium, das verlässlich zeigt, wer der Kümmerer in einem Shared Project ist. Und dieses Kriterium ist die Frage „Wer hat in diesem Shared Project die höchste mental load?“ Und über das Konzept der Mental Load will ich zum Abschluss noch sprechen.

Mental Load

Mental Load, frei übersetzt „mentale Last”, das ist folgende Idee: Die Arbeit in einem Projekt, egal ob ein Shared Project oder nicht, besteht nicht nur aus der eigentlichen Projektarbeit selbst. Sondern, daneben gibt es noch so genannte „unsichtbare Arbeit“, die darin besteht, sich gedanklich mit dem Projekt immer wieder auseinanderzusetzen. Mental Load ist also der Anteil von unsichtbarer Arbeit in einem Projekt, der dadurch entsteht, dass wir uns Gedanken über das Projekt machen, dass wir uns Sorgen machen, dass wir es im Kopf behalten, dass wir schauen, dass wir keine To Dos vergessen, dass wir wichtige Termine im Kopf behalten und so weiter. Verschiedene Projekte erzeugen natürlich ein unterschiedliches Ausmaß an Mental Load, aber für unsere Shared Projects gilt, dass diese Mental Load, diese unsichtbare Arbeit, unter den Projektmitgliedern oft sehr ungleich verteilt ist. Das heißt, dass meistens eine einzige Person den Löwenanteil dieser unsichtbaren Arbeit leistet und am meisten Mental Load des Projekts übernimmt. Und genau diese Person, die am meisten Mental Load übernimmt (ob freiwillig oder weniger freiwillig, spielt hier keine Rolle), diese Person ist der Kümmerer. Weil es diese Person ist, die versucht, alle Bälle im Spiel zu behalten und eher noch eine zusätzliche Verrenkung macht, als dass sie einen Ball hinunterfallen lässt. 

Das ist übrigens auch der Grund, warum „halbe-halbe“ bei der Hausarbeit so selten wirklich funktioniert. Ich habe das Problem dabei lange auch nicht verstanden, bis mir klar geworden ist, dass die aktive Hausarbeit, also das Staubsaugen, das Bügeln, das Abwaschen usw, dass das vielleicht wirklich fifty-fifty verteilt sein kann, aber das ist noch lange nicht „halbe-halbe“. „Halbe-halbe“ wäre es nur dann, wenn tatsächlich auch die Mental Load zu gleichen Teilen unter den Partnern verteilt wäre. Und genau das ist eben meistens nicht der Fall. Der Mann macht zwar die Hälfte der Hausarbeit, aber die Mental Load bleibt zum Großteil bei der Frau. Die Frau bleibt die Kümmererin, weil sie den Großteil der unsichtbaren Arbeit in diesem Shared Project übernimmt. Und das eben häufig nicht, weil das ganz explizit so besprochen worden wäre zwischen den Partnern, sondern weil diese Zuschreibung ganz automatisch aufgrund einer traditionellen Rollenverteilung erfolgt ist. 

Fazit

Kommen wir zum Fazit: Was bedeutet das jetzt für das Management unserer Shared Projects? 

Um die Erfolgswahrscheinlichkeit von Shared Projects zu erhöhen, ist es ganz wichtig, den Kümmerer in einem Projekt zu finden und das auch bewusst festzulegen. Der Kümmerer trägt die Mental Load und sorgt dafür, dass das Projekt in Bewegung bleibt. Gibt es keinen Kümmerer, gibt es über kurz oder lang auch kein Shared Project.

Und, noch ein wichtiger Aspekt: Frag dich vielleicht mal in einer ruhigen Minute, ob es nicht das eine oder andere Shared Project bei dir gibt, für das du Mental Load trägst, aber das dir eigentlich gar nicht gehört? Bist du der Kümmerer von Projekten, die dich eigentlich gar nichts angehen?
Dazu aber mehr in der nächsten Folge. 

Zusammenfassung

Wenn ihr euch eine Sache aus dieser Folge mitnehmen sollt, dann wäre es das:

Jedes Shared Project braucht zumindest einen Kümmerer, damit es Erfolg haben kann. Der Kümmerer verrichtet einen Großteil der „unsichtbaren Arbeit“ in einem Projekt und nimmt sich des Projekts auch dann noch an, wenn sich sonst schon alle aus dem Staub gemacht haben. Kümmerer wird man dadurch, dass man diese Rolle von den anderen Projektmitgliedern zugeschrieben bekommt. Und du selbst merkst am besten, dass du der Kümmerer eines Shared Projects bist, wenn dich dieses Projekt auch nachts wach hält.